Recursos humanos de una farmacia: organización y ejemplos

Uno de los cuatro pilares fundamentales en la gestión de la farmacia es el del equipo. No hay que olvidar que las farmacias son organizaciones de personas y como tales necesitan de una buena gestión interna para poder ofrecer a sus pacientes un servicio de calidad.

Así, una creciente demanda de factores motivacionales por parte de los empleados junto con la evidencia de los beneficios de una buena estrategia de motivación para la empresa, son dos elementos que hacen indispensable profundizar en la gestión de los recursos humanos de una farmacia.

Gestionar al equipo es parte fundamental para la buena marcha de la farmacia.

¿Qué incluyen los recursos humanos de una farmacia?

Los recursos humanos de una farmacia abarcan todo aquello que pueda estar relacionado con las personas que trabajan en ella. Estamos hablando de una horquilla muy amplia que incluye desde el equipo profesional hasta la gestión, organización y desarrollo del personal.

El personal habitual que suele conformar el equipo de una farmacia es:

• Farmacéutico titular o propietario, que es el responsable legal y sanitario del establecimiento. También de las cuentas o perfiles que la farmacia tenga y desarrolle en redes sociales, por ejemplo, e incluso de la página web de la farmacia.
• Farmacéuticos adjuntos: profesionales que colaboran con el titular desarrollando labores como atención farmacéutica, dispensación de medicamentos y otros procesos relacionados con la gestión de la farmacia.
• Técnicos de farmacia: son profesionales que desarrollan funciones como asesoramiento en parafarmacia, control de stock, recepción de pedidos… y pueden colaborar en otras tareas bajo supervisión.
• Auxiliares: suelen prestar apoyo en la atención al cliente, en la reposición de productos, la caja, etc.
• Personal administrativo (solo en algunos casos): suelen encargarse de la gestión de pedidos, facturación de la farmacia, documentación, etc.

Estrategias de recursos humanos de una farmacia: ejemplos prácticos

Una buena estrategia de recursos humanos en la farmacia no puede limitarse a “cubrir turnos” sin más. Requiere de una planificación algo mayor, que incluya, por ejemplo, planes de formación para el equipo, una buena comunicación interna e incluso planes de fidelización para los propios empleados.

Una buena gestión en este sentido incidirá directamente en calidad en el trato con el equipo, que trabajará más conforme y mejorará sustancialmente incluso la atención que se hace diariamente a los pacientes de la farmacia. Y esto debe planificarse casi desde el momento de la propia contratación del personal.

Para entender mejor cómo aterrizar estas ideas, analicemos la gestión de los recursos humanos de una farmacia con ejemplos reales de su aplicación práctica:

• Contratación eficiente:

Que no se ciña a orientar la selección de personal sólo por los conocimientos técnicos que tenga el profesional, sino que valore otros aspectos como sus habilidades de comunicación o el trato que sea capaz de dar al paciente.

• Formación continua planificada y especialización:

Que permita mantener a todo el equipo con actualización constante y que además esté alineada con los objetivos estratégicos del titular. Además, la especialización del equipo permitirá a la farmacia diferenciarse del resto.

• Organización eficiente:

Mediante la asignación de roles y unos turnos optimizados. Establecer protocolos normalizados de trabajo que permitan un desarrollo de la actividad laboral adecuado.

• Buena comunicación interna:

Con el objetivo de fomentar un ambiente de trabajo positivo y coordinado. Posibilidad de comunicación por distintos canales (mail de empresa, grupo de Whatsapp…)

• Evaluación del desempeño y motivación:

Los objetivos podrán ser cubiertos de esta manera y además, medidos para poder proponer mejoras futuras o a corto plazo en caso de que haya algún aspecto a mejorar.

¿Cómo gestionar el equipo en una farmacia?

Si el titular de la farmacia se pregunta cómo gestionar el equipo de su farmacia, la respuesta es sencilla: con planificación y teniendo claros cuáles son los objetivos a perseguir.

Como hemos comentado en alguna ocasión en Asefarma, una “farmacia de éxito es sinónimo de una farmacia que tiene por bandera el trabajo en equipo”.

Es decir, que para competir con algo que los clientes/pacientes valoran, se necesita un equipo de verdad, que crea en el éxito y se adapte a la realidad en la que se mueve la farmacia. Se necesita un equipo que sepa hacia dónde se va, no solo que esté motivado y que vaya donde se le dice, sino que lo asuma como propio.

Planificación de turnos y distribución de tareas en farmacia

Planificar los turnos en la farmacia no debe limitarse únicamente a distribuir correctamente los horarios que cubre cada uno de los trabajadores. Implica mucho más: asegurar cobertura sanitaria completa, cumplir la normativa laboral y optimizar la atención al paciente.

Para ello, el titular o gerente de la farmacia deberá:

1.     Analizar necesidades de la farmacia:

Teniendo en cuenta, por ejemplo, el horario total que cubre la farmacia, si se ofrecen o no servicios profesionales, cuáles son los tramos horarios de mayor afluencia, etc.

2.     Definir los roles mínimos que necesita para cada turno y elegir tipo de turno:

Teniendo en cuenta, por ejemplo, que siempre será necesario cubrir con un farmacéutico y que los auxiliares aportan ese refuerzo que puede ser necesario en horas punta.

3.     Elaborar un cuadrante semanal, quincenal o mensual:

Para poder tener una imagen nítida de los horarios de todos los trabajadores, permisos, vacaciones, y poder valorarlo con perspectiva, etc.

4.     Cumplir la normativa laboral:

Para poder cubrir y regular correctamente las guardias, el descanso mínimo entre jornadas para los empleados, etc. En este punto, contar con una asesoría laboral especializada en farmacias es clave para evitar sanciones y mejorar la gestión contractual.

5.     Adaptarse a la demanda

La actividad de la oficina de farmacia es fluctuante. Una gestión eficaz de los recursos humanos de una farmacia debe ser flexible para cubrir picos de trabajo (épocas de gripe, campañas de solares o promociones especiales) y ausencias imprevistas. Ajustar el equipo a la realidad de cada momento asegura que la calidad asistencial no disminuya cuando más público hay en el local.

Gestión de conflictos en la farmacia

Tan importante como la gestión del equipo y el personal es la gestión de los conflictos, dentro de la estrategia global de recursos humanos de una farmacia.

Estos pueden darse en cualquier momento, en el día a día de la farmacia y saber solucionarlos o por lo menos encarrilarlos de una manera eficiente es, en ocasiones, una ardua tarea que debe desarrollar el titular o gerente de la farmacia para que ésta pueda seguir su buena marcha.

Como hemos comentado alguna vez en Asefarma, para ser totalmente eficientes en la farmacia en realidad es cuestión de optimizar tanto los recursos como el tiempo que se pasa el gestor de equipos en tratar de solucionar todos los conflictos que puedan surgir en torno a ellos: cambios de turno, solicitud de bajas, permisos por conciliación o reducción de horarios suelen ser los más frecuentes.

Ante ello, tal y como trasladamos siempre desde Asefarma, la respuesta es sencilla: si quiere aplicar cualquier tipo de solución para evitar conflicto, la escucha activa y la asertividad se van a convertir en herramientas fundamentales en la gestión de equipos.