El stock es, según definición de la RAE, corresponde con el conjunto de mercancías o productos que se tienen almacenados en espera de su venta o comercialización.
En el contexto de una farmacia, esta gestión adquiere especial relevancia, ya que no solo implica almacenar productos, sino garantizar su disponibilidad para atender las necesidades de los pacientes de manera eficiente y segura.
¿Qué es el stock de una farmacia?
El stock de una farmacia es el inventario organizado y contabilizado de todas las existencias de cada referencia o producto, que permite al equipo conocer la capacidad de abastecimiento y garantizar que la farmacia puede dar respuesta a los usuarios para distintas patologías con los productos adecuados.
Como ha explicado en numerosas ocasiones Belinda Jiménez, farmacéutica y consultora en el departamento de Formación y Consultoría de Asefarma, experta en gestión de compras y stock, un inventario bien gestionado incluye la lista de todas las referencias y productos, y es fundamental considerar la rotación de stock. Este indicador mide la relación entre los productos vendidos y los almacenados, y afecta directamente al beneficio de la farmacia junto al margen, buscando que cada categoría mantenga valores óptimos de eficiencia y disponibilidad.
¿Cómo se mide el stock de la farmacia?
Dentro de la gestión de farmacia, el control de stock es una de las áreas más importantes, ya que influye directamente en la rentabilidad, la disponibilidad de productos y la calidad del servicio al paciente.
El stock de la farmacia no debe encontrarse fuera del rango entre el 8 y el 12% de la facturación.
Además, este inventario debe controlarse de manera rigurosa, tanto por parte del titular, como del equipo de la farmacia. Y, sobre todo, de manera continuada, estableciendo métodos que permitan su control diario.
El objetivo es buscar el equilibrio entre la disponibilidad de productos y la rentabilidad, evitando tanto el sobrestock como la rotura.
A efectos prácticos, lo que se busca midiendo el stock en tu farmacia es conocer cuantitativamente y cualitativamente qué productos tenemos en la farmacia para tomar las medidas necesarias que permitan optimizar la gestión del mismo.
Explica Belinda Jiménez que “para facilitar esta tarea, si tenemos categorizado el inventario y marcamos objetivos a conseguir en la rotación de cada categoría, podremos mejorar el rendimiento”. De esta manera, con un seguimiento de stock de farmacia exhaustivo, se detectarán productos “sin o con poco movimiento y con este criterio se procederá a una retirada de ese stock sobrante y como consecuencia una selección de surtido utilizando el margen de cada categoría de producto para establecer un presupuesto de compra, en base al potencial o desarrollo de cada una, que mejorará la recomendación, el beneficio y la facturación en definitiva de la farmacia”.
¿Cuántos medicamentos en stock debe tener la farmacia?
Conocer el stock de la farmacia permite a su vez tener un conocimiento profundo de los productos con los que se cuenta y la rotación que cada uno de ellos está teniendo.
Esto es vital para:
- Dar un buen servicio al cliente
- Optimizar la rentabilidad de la farmacia.
Para calcular cuántos productos debe tener una farmacia en stock se emplea el llamado coeficiente de rotación, que resulta de dividir el número de veces que se ha vendido el stock medio de un producto, en un determinado periodo de tiempo.
Para periodos de un año se determina el coeficiente de rotación anual y mide el número de veces que se ha vendido el stock medio de una farmacia en un año, lo que se conoce como el número de vueltas al stock.
Otro valor interesante que sale de este coeficiente de rotación son los días de cobertura de un producto y es el resultado de dividir los 365 días del año entre el coeficiente de rotación resultante.
Por categorías, a modo orientativo, los valores óptimos de coeficiente de rotación que debemos tener según el stock de nuestra farmacia podrían ser los siguientes:
| Familia | Coeficiente de rotación |
|---|---|
| Dietética | 6–8 |
| Dermo-facial | 4–6 |
| Especialidades publicitarias | 8–12 |
| Especialidades genéricas | 10–16 |
| Dietética infantil | 4–8 |
| Higiene bucal | 6–8 |
| Efectos y accesorios | 6–8 |
| Solares | 5–6 |
| Higiene capilar | 6–8 |
| Especialidades de PVP >143,05€ | 35–50 |
| Higiene corporal | 6–8 |
| Efectos infantiles | 3–6 |
| Higiene infantil | 4–6 |
| Óptica | 4–6 |
| Natural | 6–10 |
| Vitaminas | 6–8 |
| Homeopatía | 5–8 |
| Ortopedia | 3–5 |
| Anticelulíticos | 5–6 |
Métodos de gestión de stock en farmacia
Existen varios métodos para trabajar el stock en la farmacia. Detallamos a continuación los más conocidos:
● Método ABCD para la gestión de stock:
Clasifica los productos según su rotación, siendo:
- Artículos A: productos con alta rotación, que requieren, por lo general, un control estricto
- Artículos B: de rotación media
- Artículos C: productos de baja rotación
- Artículos D: se trata de productos de muy baja venta o productos llamados pasivos.
Esta clasificación nos ayuda tomar medidas para optimizar el stock, como fijar stock máximos y mínimos, asegurando que los productos más vendidos (A) siempre estén disponibles, mientras se valoran opciones para reducir la cantidad de productos de de baja rotación (D)
● Stock de Seguridad:
Orientado a mantener siempre una cantidad extra de inventario de cara a poder cubrir aumentos inesperados de demanda o retrasos de proveedores.
● Gestión FIFO/FEFO (First Expired, First Out):
Sistema más orientado para gestionar productos con fecha de caducidad, puesto que aquellos que caducan antes, serán los primeros en salir.
● Nivel de servicio:
Porcentaje en unidades que la farmacia dispensa directamente al cliente porque lo tiene en stock. Lo ideal es que esté en un 95-96%.
Para poder calcularlo, es necesario llevar a cabo un registro de los desabastecimientos, de modo manual o con la ayuda del programa de gestión que puede incluso ayudarnos a conocer el motivo del desabastecimiento (falta del proveedor, producto nuevo, stock insuficiente…)
Claves para la gestión del stock en una oficina de farmacia
Como muchas veces hemos indicado desde Asefarma tanto en formaciones especializadas como en otros foros dedicados a los mecanismos para hacer crecer la rentabilidad de la farmacia, la clave de la gestión de stock pasa por conocer al cliente para saber “cuáles son sus preferencias y descubrir así qué puede llegar a demandar, por lo que puede ser muy útil contar con un cuestionario que despeje estas dudas”.
Otros aspectos que no se deben olvidar son:
- Optimizartodo lo posible, los procesos de gestión de compras: “estar formados en ello, conocer los costes de adquisición, almacenamiento y gestión, llevar a cabo una buena negociación con los proveedores…”.
- Conocer, en todo momento, lo qué hay exactamente en las estanterías de la farmacia, por eso es recomendable realizar una revisión continua del inventario.
- Corregir los registros erróneos que se detecten en el programa de gestión de la farmacia.
Ventajas de contar con un programa de gestión de stocks en farmacia
Si algo tenemos claro en Asefarma es que los retos de cualquier profesional de la farmacia pasan por:
- Mejorar la rentabilidad de la oficina de farmacia
- Garantizar una alta calidad en el servicio a sus clientes
- Ser más competitivos
Para ello es vital contar con un buen programa de gestión de stock en la farmacia. Belinda Jiménez lo explica en muchos foros: “El programa informático de gestión es la herramienta básica y fundamental que permite desarrollar una buena gestión de la farmacia y que, a su vez, facilita la labor sanitaria del farmacéutico ya que permite obtener información relativa al paciente y realizar así un seguimiento farmacoterapéutico”.
Un buen programa facilita el día a día en cualquier botica.
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