Contabilidad de farmacia: claves para una gestión eficiente

La contabilidad de una farmacia es la herramienta que permite conocer, en cualquier momento, si el negocio está sano. Permite, además, conocer el margen real, detectar a tiempo cualquier problema de liquidez o incluso anticipar el resultado del ejercicio antes de que haya que declarar impuestos.

No es sólo una obligación fiscal: una contabilidad especializada ayuda a tomar decisiones con mayor seguridad y a mejorar la rentabilidad de la oficina de farmacia.

En este sentido desde Asefarma siempre recomendaremos que en torno a la farmacia, no se deje nada al azar y respecto a la contabilidad, conviene que sea especializada. A continuación, repasamos los principales aspectos que conviene tener en cuenta:

¿Qué es la contabilidad de una farmacia?

Podemos definir la contabilidad de una farmacia como la herramienta que le va a permitir conocer la situación económica y financiera de la misma y obtener con ella una imagen fiel de su realidad como empresa.

La contabilidad en farmacia se basa en dos principios que conviene tener siempre presentes:

• El principio de devengo: en el que los asientos contables se registran por fecha de factura, no por fecha de pago.
• El método de partida doble: en el que cada movimiento contable se registra en el “debe” y en el “haber”. Y por dejar claro qué se consigna en uno y en otro:
  • En el “debe” se anotan las cuentas que suponen un gasto para la farmacia.
  • En el “haber” las que suponen un ingreso.

Además, dentro de la contabilidad, se debe tener en cuenta:

• La cuenta de explotación: que resulta de restar los gastos a los ingresos del periodo.
• Los libros de ingresos y gastos.

Por qué la contabilidad para farmacias debe ser especializada

La farmacia no es una empresa cualquiera. Por tanto, su contabilidad tampoco debería tratarse como la de cualquier otro negocio. ¿Por qué?:

• La doble naturaleza de los ingresos:

Una farmacia factura tanto por venta libre como por dispensación de receta a cargo del Sistema Nacional de Salud, con circuitos de cobro, plazos y particularidades fiscales distintos que hay que diferenciar correctamente en la contabilidad.

• Comparabilidad con el sector:

Sólo una asesoría especializada en farmacias puede comparar los ratios de una farmacia concreta con los de otras farmacias de tamaño y entorno similares, lo que permite detectar desviaciones (en gasto de personal, en margen bruto, en liquidez) que pasarían desapercibidas si solo se mira la farmacia de forma aislada.

• Decisiones de gestión con base real:

Detectar si el margen bruto es el adecuado, si los gastos de personal están disparados o si existe un problema de liquidez solo es posible con una contabilidad bien llevada y analizada con criterio sectorial, no genérico.

• Anticipación a la fiscalidad del negocio:

Ya que una contabilidad ordenada a lo largo del año facilita el cierre fiscal, evita sorpresas en la declaración de la renta o del impuesto correspondiente y permite planificar con margen en lugar de reaccionar a última hora.

En definitiva, una contabilidad especializada en farmacia no es únicamente una cuestión de cumplimiento, sino una palanca de gestión que ayuda a buscar el máximo beneficio posible del negocio.  Contar con una asesoría contable especializada en farmacias te permitirá interpretar esta información teniendo en cuenta las particularidades propias del sector.

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Principales áreas de la contabilidad en farmacias

La contabilidad de una farmacia se organiza, fundamentalmente, en torno a tres bloques:

1. En primer lugar, el activo: compuesto por los bienes y derechos de la farmacia. Éste se divide en:
   1. Activo corriente (lo que permanece en la empresa menos de un año, como las existencias o el dinero en cuentas)
   2. Activo no corriente (lo que permanece más de un año, como el mobiliario, los equipos informáticos o las instalaciones).
2. El pasivo: compuesto por las deudas y obligaciones de la farmacia. También se distingue entre:
   1. Pasivo corriente (deudas a corto plazo, como los seguros sociales pendientes de pago).
   2. Pasivo no corriente (deudas a largo plazo, habitualmente financiación bancaria).
3. El patrimonio neto: Que es la financiación propia de la farmacia. Es decir, el capital aportado por el titular y los resultados acumulados de los ejercicios.

Estos tres bloques quedan reflejados en el balance de situación, que funciona como una fotografía de la farmacia en un momento determinado.

Junto a este balance, la cuenta de explotación recoge el movimiento de ingresos y gastos durante un periodo y permite conocer si la farmacia está generando o no beneficio en su actividad ordinaria.

Ingresos, gastos y márgenes en la contabilidad de la oficina de farmacia

Para construir correctamente la cuenta de explotación de una farmacia hay que identificar con claridad sus ingresos y sus gastos.

En torno a los ingresos de la farmacia, conviene diferenciar los orígenes de estos:

• Por un lado, la venta libre: viene a ser todo lo que se vende sin receta (parafarmacia, dermocosmética, productos de venta directa al público)
• Por otro, la dispensación de recetas: que se factura al Sistema Nacional de Salud a través del Colegio de Farmacéuticos correspondiente, y que cuenta con sus propios plazos de cobro y condiciones.

Por su parte, los gastos más habituales de una farmacia incluyen, entre otros:

• La compra de mercaderías
• Los servicios externos y suministros (luz, agua, conexión a internet, mantenimiento)
• El alquiler del local, si no es en propiedad.
• Los seguros que se tengan contratados para el negocio.
• Las comisiones bancarias e intereses de préstamos.
• Las nóminas y seguros sociales del personal, cuando lo hay.
• La amortización del inmovilizado (mobiliario, equipos, reformas).

Cuando se compara el precio de venta con el coste de adquisición de la mercancía se obtiene lo que se conoce como margen bruto, que es uno de los indicadores más vigilados en el sector, ya que está condicionado por la regulación de precios de los medicamentos y por los márgenes de distribución, dejando menos margen de maniobra que en otros tipos de comercio.

Por eso es tan importante tener controlado de cerca este indicador junto con el peso de los gastos de personal sobre la facturación es clave para saber si la farmacia está siendo realmente rentable, más allá de si factura mucho o poco en términos absolutos.

Particularidades y obligaciones de la contabilidad farmacéutica

La contabilidad en el sector farmacia tiene una serie de obligaciones y particularidades específicas que conviene tener controladas:

1. Libros contables obligatorios. Según la forma jurídica y el régimen fiscal del titular (persona física en estimación directa normal, sociedad mercantil), varían los libros y registros exigibles: libro de ingresos y gastos, libro registro de bienes de inversión, libros oficiales de contabilidad mercantil, entre otros.
2. Facturación electrónica y VERI*FACTU.. El calendario de implantación de VERI*FACTU, (el sistema de facturación verificable de la Agencia Tributaria) se ha ido aplazando y, a día de hoy, la fecha que se prevé es el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de contribuyentes. No obstante, estos plazos han cambiado en varias ocasiones, pero conviene seguir su evolución de cerca, ya que cuando entre en vigor afectará directamente a cómo se emiten y registran las facturas de la farmacia.
3. Gestión contable del inventario. El stock de medicamentos y productos de parafarmacia debe quedar correctamente valorado en la contabilidad, especialmente relevante de cara al cierre del ejercicio y a la elaboración del balance.
4. Particularidades de las farmacias VEC o con bonificaciones específicas. Si la farmacia recibe algún tipo de índice corrector o ayuda pública (como las farmacias de Viabilidad Económica Comprometida), ese ingreso debe registrarse e identificarse de forma diferenciada en la contabilidad.

Errores frecuentes en la contabilidad para farmacias

Una contabilidad de farmacia actualizada, ordenada y adaptada a las particularidades de la oficina de farmacia ayuda a detectar desviaciones antes de que afecten a la rentabilidad o al cierre fiscal del negocio.

Entre los errores más habituales se encuentran:

• Confundir el criterio de caja con el de devengo. ¿Cómo?: registrando los movimientos por fecha de cobro o pago en lugar de por fecha de factura, lo que distorsiona el resultado real del periodo.
• No diferenciar correctamente venta libre y dispensación de receta, lo que dificulta el análisis de márgenes y puede generar problemas en la conciliación con el Colegio de Farmacéuticos.
• Descuidar el inventario y no tener actualizado el valor del stock con la periodicidad necesaria. Esto afecta directamente al cálculo del margen bruto y a la fiabilidad del balance.
• No contabilizar de forma correcta las aportaciones.
• No separar gastos personales del titular de los gastos del negocio, lo que complica tanto la contabilidad como la futura valoración del negocio.
• Atender únicamente a la facturación y no al margen ni a la estructura de costes, lo que puede dar una falsa sensación de buena salud financiera cuando, en realidad, el resultado neto es ajustado o incluso negativo.
• Retrasar el registro contable y con ello ir acumulando facturas y movimientos para cerrarlos todos de golpe al final del trimestre o del año. Esto es una práctica bastante habitual e impide detectar a tiempo cualquier desviación y dificulta una toma de decisiones ágil.
• No comparar con referencias del sector, llevando una contabilidad correcta desde el punto de vista formal, pero sin extraer de ella ninguna conclusión de gestión por falta de un punto de comparación sectorial.

Evitar estos errores no depende tanto de la complejidad del software contable que se utilice como de contar con un criterio especializado que entienda las particularidades del negocio farmacéutico: cómo se comportan sus márgenes, qué indicadores son realmente relevantes y qué resulta normal o anómalo para una farmacia de un tamaño y entorno determinados.

En Asefarma, como asesoría especializada en farmacias desde hace más de 30 años, contamos con la ventaja de poder comparar cada farmacia con otras de características similares, lo que nos permite ayudar a cada titular a detectar desviaciones a tiempo y a buscar el máximo beneficio de su negocio.

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Contacta con nosotros y te ayudaremos a analizar la contabilidad de tu oficina de farmacia con un enfoque especializado y adaptado a las necesidades reales de tu negocio.

Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de una farmacia