Registro horario en farmacia: normativa, obligaciones y sanciones

El registro horario es una de esas obligaciones que a veces se descuida en la oficina de farmacia y que, sin embargo, puede salir cara. Es obligatorio para todas las empresas desde 2019 y la farmacia no es ninguna excepción. Además, con una reforma laboral en tramitación que apunta hacia el fichaje digital, conviene tenerlo todo en orden. De hecho, es una de las consultas que más se repiten entre los titulares. En este artículo repasamos qué dice la normativa, qué obligaciones tiene el titular y qué sanciones pueden aplicarse si no se cumple.

Qué es el registro horario y por qué es obligatorio?

La obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo el apartado 9 en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y está en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Desde entonces, todas las empresas deben registrar la jornada de sus empleados, sin excepción por sector, tamaño ni tipo de contrato. La oficina de farmacia, como cualquier otra empresa, está plenamente sujeta a esta obligación.

A quién afecta el registro horario en una farmacia

Como venimos recordando desde Asefarma al insistir en la importancia de un registro horario correcto en la farmacia la norma afecta a todos los empleados. Como aclara Eva Mª Illera, responsable del departamento Laboral de Asefarma, el registro se aplica con independencia del tipo de contrato (indefinido, temporal, a tiempo completo o parcial) y del número de empleados que haya en la farmacia, incluyendo al personal farmacéutico sustituto, adjunto, técnicos y auxiliares.

Obligaciones del titular de farmacia en el registro horario

Como venimos recordando desde Asefarma al insistir en la importancia de un registro horario correcto en la farmacia el titular debe tener presentes varios requisitos:

• Registrar a todos los trabajadores por cuenta ajena. Como aclara Eva Mª Illera, responsable del departamento Laboral de Asefarma, el registro se aplica con independencia del tipo de contrato (indefinido, temporal, a tiempo completo o parcial) y del número de empleados que haya en la farmacia.
• Hacerlo a diario. El registro debe reflejar el inicio y el fin de la jornada cada día trabajado.
• Usar un sistema fiable y no manipulable. El sistema debe garantizar la veracidad e invariabilidad de los datos, sin posibilidad de modificaciones posteriores que no queden registradas.
• Conservar los registros durante cuatro años. Deben guardarse todo ese tiempo y estar a disposición de la Inspección de Trabajo, de los propios trabajadores y de sus representantes legales, si los hubiera.

¿Sirve el papel o un Excel? Hacia el registro digital

Ésta es una duda muy frecuente. La ley actual no impone un formato concreto, pero sí exige que el registro sea fiable, objetivo y no manipulable. Y ahí es donde el papel firmado  o una hoja de Excel editable presentan un problema: puesto con la cumplen con la exigencia de la fiabilidad y es fácilmente manipulable, por lo que la Inspección de Trabajo suele considerarlos insuficientes y varios tribunales ya los han rechazado como prueba válida.

Además, hay una reforma en marcha. Desde el departamento Laboral de Asefarma ya anticipamos, en nuestro balance laboral del sector, que el foco iba a ponerse en un mayor control del cumplimiento y en la obligación de llevar el registro de forma digital. El borrador del nuevo real decreto de registro de jornada apunta precisamente en esa dirección: fichaje digital obligatorio, trazabilidad e inmutabilidad de los datos, registro de pausas y acceso telemático de la Inspección. A fecha de hoy (agosto de 2026) ese texto sigue en tramitación y no ha entrado en vigor, pero la tendencia es clara y merece la pena ir adaptándose.

Sanciones por incumplir el registro horario en farmacia

No llevar el registro horario, o llevarlo de forma que no permita verificar la jornada real, se considera una infracción grave en materia laboral, conforme al artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Las cuantías vigentes son las siguientes:

• Infracción grave: multa de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo, según el grado (mínimo, medio o máximo) y los factores de graduación que valore la Inspección.
• Infracción muy grave: cuando la falta de registro sirve para encubrir manipulación sistemática de datos, ocultación de horas extraordinarias o fraude, la sanción puede escalar y alcanzar hasta 225.018 euros.

Hay además una consecuencia práctica que a menudo pesa más que la propia multa: sin un registro fiable, si un trabajador reclama horas extraordinarias, se produce la inversión de la carga de la prueba, y es la farmacia la que debe demostrar que esas horas no se realizaron. Sin registro, esa defensa es casi imposible.

Conviene tener presente que el borrador de la nueva normativa prevé endurecer este régimen, aplicando las sanciones por cada trabajador afectado en lugar de por centro de trabajo, lo que multiplicaría el impacto económico. Es, de nuevo, una previsión aún no aprobada, pero un motivo más para no dejar este asunto pendiente.

Cómo cumplir con el registro horario en la farmacia sin complicaciones

Cumplir con el registro horario no tiene por qué ser complicado. Estas son las claves:

• Implantar un sistema de fichaje digital, fiable y no manipulable, que registre entradas, salidas y pausas.
• Asegurarse de que todos los empleados fichan, sea cual sea su contrato o jornada.
• Conservar los registros cuatro años y tenerlos accesibles por si los requiere la Inspección.
• Gestionar las incidencias (retrasos, ausencias, correcciones) dejando trazabilidad de quién las modifica y cuándo.
• Apoyarse en una asesoría laboral especializada que mantenga a la farmacia al día de los cambios normativos.

En Asefarma llevamos años acompañando a los titulares en esta materia. De hecho, desde nuestra asesoría laboral ponemos a disposición de nuestros clientes herramientas como Asefarma Timer, un sistema de fichaje que permite registrar los horarios de cada trabajador cumpliendo los requerimientos de la Inspección, además de gestionar nóminas, calendario laboral, vacaciones y permisos.

Si quieres asegurarte de que tu farmacia cumple correctamente con la normativa laboral y estar preparado ante cualquier inspección de farmacia, en Asefarma podemos ayudarte.

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Preguntas frecuentes sobre el registro horario en la farmacia